Wspólne przedsięwzięcie zazwyczaj zaczyna się od dobrego pomysłu, wzajemnego zaufania i zgodnej wizji rozwoju. Jednak nawet w najlepiej zapowiadających się firmach może pojawić się konflikt wspólników. Wspólnicy koncentrują się na produkcie, klientach i finansowaniu, a zasady swojej współpracy odkładają na później. Zakładają, że w razie problemu po prostu usiądą do rozmowy.
Doświadczenie pokazuje jednak, że najpoważniejsze konflikty nie zawsze wynikają z nieuczciwości jednej ze stron. Częściej ich źródłem są niewypowiedziane oczekiwania: jeden wspólnik miał aktywnie pracować w firmie, drugi miał zapewnić kapitał, zysk miał być reinwestowany, a najważniejsze decyzje miały zapadać wspólnie. Jeżeli tych ustaleń nie zapisano, każda strona może po pewnym czasie rozumieć je inaczej.
Standardowa umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zwykle reguluje jedynie podstawowe kwestie wymagane przez Kodeks spółek handlowych. Nie odpowiada natomiast na pytania, które pojawiają się wraz z rozwojem biznesu: kto ma pracować w spółce, jak finansować dalszą działalność, co zrobić w razie remisu 50/50 i na jakich zasadach wspólnik może odejść.
Umowa spółki i porozumienie wspólników to nie to samo
Zabezpieczenie współpracy najczęściej wymaga wykorzystania dwóch dokumentów: umowy spółki oraz porozumienia wspólników, określanego również jako shareholders’ agreement.
Umowa spółki kształtuje organizację spółki oraz prawa i obowiązki wspólników w relacji korporacyjnej. Jej zmiana co do zasady wymaga uchwały wspólników w formie aktu notarialnego i wpisu do KRS. Dokument jest składany do akt rejestrowych, dlatego nie wszystkie biznesowe ustalenia strony chcą w nim ujawniać.
Porozumienie wspólników jest natomiast umową zawieraną pomiędzy jego stronami. Może być poufne, bardziej szczegółowe i łatwiejsze do zmiany. Pozwala uregulować m.in. sposób współpracy, wymianę informacji, plan finansowania, procedurę rozwiązywania sporów oraz zasady wyjścia z inwestycji.
Nie oznacza to jednak, że porozumienie może zastąpić umowę spółki. Naruszenie porozumienia wspólników wywołuje przede wszystkim skutki umowne – może prowadzić do obowiązku zapłaty kary umownej lub naprawienia szkody – ale nie zawsze wpływa na ważność uchwały albo czynności dokonanej przez spółkę. Jeżeli określony mechanizm ma działać także na poziomie korporacyjnym, powinien zostać odpowiednio odzwierciedlony w umowie spółki.
Przykładowo zgodnie z art. 159 Kodeksu spółek handlowych szczególne korzyści przyznane wspólnikowi oraz dodatkowe obowiązki wobec spółki powinny zostać dokładnie określone w umowie spółki pod rygorem nieważności. Z kolei ograniczenia w zbywaniu udziałów mogą zostać wprowadzone na podstawie art. 182 KSH właśnie w umowie spółki.
1. Podział obowiązków: właściciel nie zawsze jest pracownikiem
Samo posiadanie udziałów nie oznacza obowiązku wykonywania codziennej pracy na rzecz spółki. Wspólnik może być inwestorem, członkiem zarządu, pracownikiem, zleceniobiorcą albo usługodawcą – są to odrębne role, z którymi wiążą się różne prawa i obowiązki.
Dlatego warto jednoznacznie ustalić:
- kto odpowiada za sprzedaż, finanse, personel, produkt i relacje z kluczowymi klientami;
- jaki poziom zaangażowania czasowego jest oczekiwany od poszczególnych wspólników;
- czy wspólnik może ograniczyć aktywność w spółce albo podjąć inne zajęcie;
- komu przysługują prawa do rezultatów pracy, kodu, projektu, znaku towarowego i bazy klientów;
- jakie są konsekwencje trwałego niewykonywania uzgodnionych obowiązków.
Nie należy przy tym automatycznie utożsamiać deklarowanej „pracy wspólnika” z wkładem do spółki. W spółce kapitałowej świadczenie pracy lub usług nie może być wkładem na pokrycie udziałów. KSH pozwala natomiast zobowiązać wspólnika do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, jeżeli ich rodzaj i zakres zostaną oznaczone w umowie spółki. Wynagrodzenie za takie świadczenia nie może przewyższać cen lub stawek rynkowych.
Wybór właściwego rozwiązania powinien uwzględniać nie tylko prawo spółek, ale również prawo pracy, podatki i ubezpieczenia społeczne.
2. Wynagrodzenie wspólnika i prawo do zysku
Jednym z najczęstszych źródeł napięć jest brak rozróżnienia pomiędzy wynagrodzeniem za bieżącą pracę a udziałem w zysku.
Dywidenda wynika ze statusu wspólnika i może zostać wypłacona dopiero po spełnieniu przesłanek przewidzianych w KSH. Nie jest zapłatą za codzienne prowadzenie sprzedaży, zarządzanie zespołem czy tworzenie produktu. Wspólnik aktywnie pracujący w spółce może otrzymywać wynagrodzenie na innej podstawie, np. z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie, umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego, świadczenia usług albo powtarzających się świadczeń niepieniężnych.
Dokumentacja powinna rozstrzygać m.in.:
- czy wszyscy wspólnicy mają otrzymywać wynagrodzenie i na jakiej podstawie;
- kto oraz według jakich kryteriów ustala jego wysokość;
- kiedy zysk będzie wypłacany, a kiedy reinwestowany;
- czy osiągnięcie określonych wyników wpływa na wynagrodzenie;
- co nastąpi, gdy wspólnik przestanie wykonywać pracę, ale zachowa udziały.
Brak takich zasad może prowadzić do sytuacji, w której jeden wspólnik finansuje rozwój własną pracą, a drugi – mimo braku zaangażowania – oczekuje identycznych korzyści ekonomicznych.
3. Finansowanie spółki: co, jeśli trzeba dołożyć pieniądze?
Nawet rentowna firma może okresowo potrzebować dodatkowego kapitału. Wspólnicy powinni wcześniej ustalić, czy finansowanie będzie następowało przez podwyższenie kapitału zakładowego, dopłaty, pożyczki wspólników czy pozyskanie inwestora zewnętrznego.
Każdy z tych instrumentów ma odmienne konsekwencje prawne, podatkowe i bilansowe. Szczególnej uwagi wymagają dopłaty: możliwość zobowiązania wspólników do ich wniesienia musi wynikać z umowy spółki, która powinna określać liczbową granicę dopłat w stosunku do udziału.
W porozumieniu warto określić:
- zdarzenia uruchamiające obowiązek finansowania;
- maksymalną wysokość zaangażowania każdego wspólnika;
- zasady głosowania nad kolejnymi rundami finansowania;
- skutki odmowy albo braku środków po stronie jednego wspólnika;
- warunki pożyczek udzielanych przez wspólników;
- zasady dopuszczenia nowego inwestora i ewentualnego rozwodnienia udziałów.
Bez takiej regulacji wspólnik gotowy finansować spółkę może oczekiwać zwiększenia swojego udziału, podczas gdy drugi będzie uważał, że dotychczasowa struktura właścicielska powinna pozostać bez zmian.
4. Katalog najważniejszych decyzji
Kodeks spółek handlowych wskazuje sprawy wymagające uchwały wspólników. Należą do nich m.in. zbycie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, a – jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej – także nabycie i zbycie nieruchomości. Umowa może rozszerzyć katalog decyzji zastrzeżonych dla wspólników.
W praktyce często obejmuje się nim również:
- zaciąganie zobowiązań powyżej określonej kwoty;
- zawieranie umów z podmiotami powiązanymi;
- przyjmowanie rocznego budżetu i istotne odstępstwa od niego;
- zatrudnienie lub zwolnienie kluczowego personelu;
- rozpoczęcie działalności w nowej branży lub państwie;
- nabycie praw własności intelektualnej albo udzielenie kluczowej licencji;
- zawarcie ugody w sporze o znacznej wartości;
- sprzedaż istotnych aktywów lub pozyskanie inwestora.
Lista nie powinna być jednak nadmiernie szeroka. Jeżeli każda umowa lub wydatek wymaga jednomyślności, mechanizm ochronny szybko może stać się narzędziem blokowania bieżącej działalności.
Istotne jest również prawidłowe określenie skutków braku wymaganej zgody. Jeżeli zgoda organu wynika wyłącznie z umowy spółki, czynność dokonana bez niej co do zasady pozostaje ważna, choć może powodować odpowiedzialność członków zarządu wobec spółki. Inaczej jest, gdy obowiązek uzyskania uchwały wynika bezpośrednio z ustawy. Samo wpisanie danej decyzji na listę „spraw zastrzeżonych” nie zawsze zabezpiecza więc wspólników w oczekiwany sposób.
5. Zakaz konkurencji, poufność i własność intelektualna
Ustawowy zakaz konkurencji w spółce z o.o. dotyczy przede wszystkim członków zarządu. Sam status wspólnika nie zawsze wystarcza, aby zakazać mu prowadzenia podobnego biznesu albo inwestowania w konkurencyjny podmiot.
Jeżeli wspólnicy oczekują szerszej ochrony, powinni umownie określić:
- jakie rodzaje działalności są konkurencyjne;
- na jakim terytorium i przez jaki czas obowiązuje ograniczenie;
- czy zakaz obejmuje również pośrednie inwestowanie i świadczenie usług doradczych;
- czy wspólnik może kontaktować się z klientami, pracownikami i kontrahentami spółki;
- jakie informacje stanowią informacje poufne;
- komu przysługują prawa do oprogramowania, dokumentacji, treści, marki i baz danych;
- jaka odpowiedzialność wiąże się z naruszeniem tych obowiązków.
Zakaz nie powinien być formułowany bez żadnych granic. Zbyt szerokie ograniczenie może okazać się trudne do wyegzekwowania. Także kara umowna powinna być skonstruowana proporcjonalnie, ponieważ w razie sporu sąd może ją zmniejszyć na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym.
6. Impas decyzyjny w układzie 50/50
Równy podział udziałów wydaje się sprawiedliwy, ale może prowadzić do całkowitego paraliżu. Jeżeli wspólnicy mają po 50% głosów, a umowa nie przewiduje mechanizmu rozstrzygania sporów, nie będą w stanie podjąć uchwały wymagającej większości.
Mechanizm przeciwdziałania impasowi może składać się z kilku etapów:
- formalnego zgłoszenia sporu i wskazania propozycji rozwiązania;
- negocjacji prowadzonych przez wspólników albo wskazane osoby;
- mediacji lub rozstrzygnięcia kwestii technicznej przez niezależnego eksperta;
- czasowego rozwiązania pozwalającego utrzymać działalność operacyjną;
- uruchomienia procedury wykupu udziałów, jeżeli sporu nie można zakończyć.
W praktyce stosuje się m.in. opcje kupna i sprzedaży, procedury składania wzajemnych ofert albo mechanizm, w którym wspólnik proponuje cenę za jeden udział, a druga strona decyduje, czy po tej cenie sprzeda własne udziały, czy kupi udziały oferenta. Takie rozwiązania wymagają bardzo precyzyjnego przygotowania. Trzeba uwzględnić dostęp do finansowania, sposób wyceny, terminy, zabezpieczenie zapłaty oraz wymaganą formę przeniesienia udziałów.
Mechanizm, który wygląda symetrycznie na papierze, może w rzeczywistości faworyzować wspólnika dysponującego większym kapitałem.
7. Sprzedaż udziałów i wyjście ze spółki
Umowa spółki może uzależnić sprzedaż udziałów od zgody spółki albo ograniczyć ją w inny sposób. Sama umowa sprzedaży udziałów w spółce z o.o. wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Wspólnicy mogą przewidzieć m.in.:
- prawo pierwszeństwa lub prawo pierwokupu;
- obowiązek zaoferowania udziałów pozostałym wspólnikom;
- zakaz sprzedaży przez określony czas;
- prawo przyłączenia się do sprzedaży przez wspólnika mniejszościowego (tag along);
- obowiązek przyłączenia się do sprzedaży całej spółki na określonych warunkach (drag along);
- opcje kupna lub sprzedaży udziałów po wystąpieniu wskazanego zdarzenia;
- zasady wyceny udziałów i wyboru niezależnego eksperta;
- odmienne skutki odejścia wspólnika w zależności od jego przyczyny, czyli mechanizmy good leaver i bad leaver.
Także w tym przypadku trzeba rozstrzygnąć, które postanowienia powinny znaleźć się w umowie spółki. Poufne porozumienie może przewidywać odpowiedzialność za sprzedaż udziałów z naruszeniem ustaleń, lecz nie zawsze skutecznie zablokuje samo przeniesienie udziałów na osobę trzecią.
8. Śmierć, choroba, rozwód i egzekucja
Współpraca wspólników może zakończyć się nie tylko wskutek konfliktu. Dokumentacja powinna uwzględniać również zdarzenia losowe.
Umowa spółki może ograniczyć albo wyłączyć wstąpienie spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika. Musi jednak wtedy określać warunki ich spłaty – w przeciwnym razie ograniczenie będzie bezskuteczne. Warto zawczasu ustalić sposób wyceny, termin zapłaty oraz źródło finansowania spłaty.
Analizy wymagają także konsekwencje długotrwałej choroby, utraty wymaganych uprawnień zawodowych, rozwodu, zajęcia udziałów przez komornika lub ogłoszenia upadłości wspólnika. Brak odpowiednich postanowień może doprowadzić do pojawienia się w otoczeniu spółki osób, z którymi pozostali wspólnicy nigdy nie planowali współpracować.
Co można zrobić, gdy konflikt już trwa?
Dobrze przygotowane dokumenty zmniejszają ryzyko sporu, ale nie eliminują go całkowicie. Po powstaniu konfliktu dostępne rozwiązania zależą od jego przyczyn, struktury udziałowej oraz treści umowy spółki.
Możliwe działania obejmują m.in. negocjacje, mediację, odwołanie członka zarządu, dochodzenie roszczeń odszkodowawczych, zaskarżenie uchwały albo żądanie stwierdzenia jej nieważności. Z ważnych przyczyn dotyczących wspólnika sąd może również orzec jego wyłączenie ze spółki, jeżeli spełnione są warunki wskazane w art. 266 KSH. W sytuacjach skrajnych możliwe jest żądanie rozwiązania spółki przez sąd.
Każdy z tych instrumentów ma odrębne przesłanki i terminy. Przykładowo powództwo o uchylenie uchwały wspólników należy wnieść w terminie miesiąca od otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od jej podjęcia. Szybka analiza sytuacji ma więc znaczenie nie tylko biznesowe, lecz także procesowe.
Checklista przed podpisaniem umowy spółki
Przed rozpoczęciem wspólnego biznesu warto odpowiedzieć co najmniej na następujące pytania:
- Kto i w jakim zakresie będzie pracował na rzecz spółki?
- Jak wspólnicy będą wynagradzani za bieżące zaangażowanie?
- Jaka część zysku ma być wypłacana, a jaka reinwestowana?
- Kto zapewni dodatkowe finansowanie i na jakich warunkach?
- Które decyzje wymagają kwalifikowanej większości albo jednomyślności?
- Jak rozwiązywany będzie impas pomiędzy wspólnikami?
- Czy wspólnicy mogą prowadzić działalność konkurencyjną?
- Do kogo należą prawa własności intelektualnej stworzone przed i po założeniu spółki?
- Na jakich zasadach można sprzedać udziały?
- Jak ustalana będzie wartość udziałów przy odejściu wspólnika?
- Co nastąpi w razie śmierci, choroby, rozwodu lub egzekucji z udziałów?
- Które postanowienia muszą znaleźć się w umowie spółki, a które mogą pozostać w poufnym porozumieniu?
Podsumowanie
Umowa spółki i porozumienie wspólników nie są dokumentami przygotowywanymi wyłącznie na wypadek nieuczciwości jednej ze stron. Ich zadaniem jest uporządkowanie oczekiwań, zanim sytuacja biznesowa zacznie je weryfikować.
Najlepszym momentem na ustalenie reguł finansowania, podejmowania decyzji i rozstania jest chwila, gdy wspólnicy nadal mają wspólny cel i potrafią spokojnie negocjować. Po wybuchu konfliktu znalezienie rozwiązania jest zwykle trudniejsze, droższe i bardziej obciążające dla działalności operacyjnej spółki.
RPR LEGAL Radcowie Prawni i Adwokaci wspiera przedsiębiorców w zakładaniu spółek, przygotowywaniu oraz zmianie umów spółek, tworzeniu porozumień wspólników, negocjowaniu zasad wejścia i wyjścia z inwestycji, a także w rozwiązywaniu konfliktów korporacyjnych.